Mitarbeiter von Alexander Bürkle beim Brainstorming
smart industries
15.04.19
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Digitale Transformation in 5 Schritten – wie Industrieunternehmen die Digitalisierung erfolgreich meistern

Der digitale Wandel ist eine zentrale Herausforderung für alle Industrieunternehmen. Neben einigen Risiken bringt das digitale Zeitalter auch große Chancen für Unternehmen mit sich. Der industrielle Mittelstand wird davon profitieren, wenn die Unternehmen den digitalen Wandel proaktiv angehen und die notwendigen Veränderungen rasch und im Rahmen ihrer strategischen Ausrichtung auf den Weg bringen. In lediglich 5 Schritten kann die digitale Transformation gelingen.

Der Begriff „Digitalisierung“ ist für viele Mittelständler nach wie vor sehr abstrakt und liefert an sich noch keine Ansatzpunkte für die Umsetzung im eigenen Unternehmen. Denn die damit einhergehenden Herausforderungen stellen sich für jedes Unternehmen anders dar. Sie sind unter anderem abhängig von der Unternehmensgröße, dem bereits vorhandenen digitalen Reifegrad sowie der Unternehmenskultur und -organisation.

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

Fast in allen Unternehmen besteht die Möglichkeit, bisher analoge Prozesse zu digitalisieren. Ob und in welchem Ausmaß das notwendig und vor allem sinnvoll ist, ist jedoch keine triviale Entscheidung. Die Einführung einer digital unterstützten Finanzabwicklung oder einer verbesserten Nutzung von Social Media im Marketing kann für manche Unternehmen eine unternehmerisch sinnvollere Entscheidung sein, als gleich den „ganz großen Wurf“ zu wagen und die Lagerlogistik mit RFID-Transpondern auszurüsten und 24-Stunden-Kontrolle umzusetzen. Jeder Unternehmer muss individuell entscheiden, was für ihn sinnvoll ist und was nicht. Egal wie umfangreich der Digitalisierungsprozess letztendlich sein wird, zu Beginn muss der Ist-Zustand ermittelt werden. Es gilt kritisch, ohne Bewertung oder Verzerrung, zu erfassen, was tatsächlich im Betrieb geschieht. Ziel dieser ersten Bestandsaufnahme ist es, den digitalen Reifegrad im Unternehmen zu ermitteln und damit einen klaren Blick darauf zu bekommen, wie das Unternehmen in Bezug auf die Digitalisierung aufgestellt ist.

Schritt 2: Digitalisierungsstrategie formulieren und Ziel-Zustand festlegen

Die zwei wichtigsten Fragen bei der Entscheidung für die Digitalisierung in einem Unternehmen lauten: „Was haben wir davon?“ und „Was kostet es uns?“ Nur wer eine klare Strategie und Zielsetzung hat, kann begrenzte Ressourcen sinnvoll und zielgerichtet einsetzen. Das Ziel ist es, aufbauend auf der Bestandsaufnahme eine Digitalisierungsstrategie aufzusetzen, die es ermöglicht, einen eigenen digitalen Kern zu entwickeln.

Diese Phase beginnt damit, zu analysieren, welche Handlungsfelder für das eigene Unternehmen am wichtigsten sind und wo die Digitalisierung für das wirtschaftliche Ergebnis und die betriebliche Steuerung von besonderer Bedeutung sein kann. Nicht jeder Betrieb muss komplett „durchdigitalisiert“ sein. Vielmehr geht es darum, die Bereiche der betrieblichen Abläufe festzulegen, in denen eine Digitalisierung entweder zwingend erforderlich ist oder erhebliche Vorteile erwarten lässt.

Mittelständische Unternehmen sind eng mit Kunden und Lieferanten verbunden. Im Vorfeld einer Digitalisierung gilt es, die komplette Wertschöpfungsketten zu analysieren. Dazu zählt nicht nur die Produktion, sondern auch die administrativen Bereiche, der Schnittstellen zu Lieferanten (Einkauf) und Kunden (Marketing/Vertrieb). Viele Prozesse dort laufen noch papierbasiert und es gibt häufig Medienbrüche. Dies macht durchgängige digitale Abläufe vielfach nahezu unmöglich. Eine digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungskette ist jedoch Voraussetzung für eine agile Wettbewerbsfähigkeit, organisatorische Flexibilität und die Reduzierung von Prozesskosten – und die Basis für weitere Digitalisierungsprojekte.

Schritt 3: Entwicklung von Digitalisierungsprojekten und Aufbau von Digitalisierungsressourcen

Während sich die ersten beiden Phasen noch hauptsächlich mit den notwendigen Vorüberlegungen beschäftigen, nähert man sich im dritten Schritt der tatsächlichen Umsetzung. Innerhalb der zuvor festgelegten Handlungsfelder werden diejenigen Digitalisierungsprojekte identifiziert, die einen echten Mehrwert für den Kunden oder den internen Nutzer schaffen. Dabei ist es von besonderer Bedeutung Kunden und interne Nutzer mit ihren Bedürfnissen eng einzubinden. Darauf aufbauend werden unter Aufwand-Nutzen-Gesichtspunkten die Projekte ausgewählt, die auch realistisch mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind. Vielfach ist es gerade beim Einstieg in die digitale Transformation besser, die ausgewählten Projekte nicht alle gleichzeitig zu verfolgen, sondern in eine sinnvolle Reigenfolge zu bringen. Denn nur so wird gewährleistet, dass die Digitalisierungsprojekte schnell zu sichtbaren Erfolgen führen.

Bevor es an die tatsächliche Umsetzung geht, ist es notwendig, die erforderlichen Ressourcen in Form von Personal und Budget bereitzustellen. Denn die Digitalisierung lässt sich nicht „mal so nebenbei“ erfolgreich meistern. Die digitale Transformation eines Unternehmens ist ein langfristiger Prozess, den es entsprechend zu steuern und zu managen gilt. Dafür bedarf es auch einer klaren Regelung der Verantwortlichkeiten.

Schritt 4: Konsequente Umsetzung der Digitalisierungsprojekte

Die Potenziale der Digitalisierung lassen sich letztendlich nur heben, wenn die identifizierten Digitalisierungsprojekte konsequent umgesetzt werden – egal ob es sich um die Einführung eines ERP-Systems handelt oder um das Etablieren einer vorausschauenden Wartung an den eigenen Produktionsmaschinen.

Das Know-how für die Realisierung der technischen Aspekte eines Digitalisierungsvorhabens ist jedoch nur selten im eigenen Unternehmen vorhanden. Spezialisierte Unternehmen können hier zum Teil maßgeschneiderte Lösungen anbieten. Dafür muss aber vorab möglichst klar umrissen werden, welche Fragen an den Dienstleister gerichtet werden sollen und welche Erwartungen gestellt werden. Genauso sinnvoll kann es im Übrigen sein, auch für die Begleitung des gesamten Digitalisierungsprozesses die Unterstützung externer Partner einzuholen. Dafür sprechen zwei Gründe: Zum einen ist die Zeit bis zum ersten Erfolg deutlich kürzer, wenn Experten mit ins Boot geholt werden, und zum anderen erhält man mit der externen Perspektive zusätzlichen Input für die optimale Gestaltung des eigenen Digitalisierungsprozesses.

Schritt 5: Digitalisierungsstrategie reflektieren und Nachhaltigkeit sichern

Die Digitalisierung in einem Unternehmen voranzutreiben, ist ein aufwendiger Prozess, zu dem ständige Evaluation und Kontrolle gehören. Das bedeutet aber nicht, dass Unmengen von Kennzahlen zu jedem nur erdenklichen Teilprojekt erhoben werden müssen. Aber: Der Nutzenbeitrag der Digitalisierungsprojekte lässt sich nur nachvollziehen und führt zu unternehmerischem Lernen, wenn diese auf Effizienz und Effektivität hin prüfbar sind. Auf Basis der erhobenen Kennzahlen (z.B. des digitalen Reifegrads oder des Wertschöpfungsgrads) kann die Digitalisierungsstrategie sinnvoll überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Digitalisierung von Menschen für Menschen

Digitalisierung ist weit mehr als nur neue Technik. Es handelt sich vielmehr um eine neue Denkweise, die in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ankommen muss. Die Einbindung der Beschäftigten ist deshalb ein entscheidender Faktor zum nachhaltigen Erfolg. Produktionsprozesse, Zusammenarbeit und interne Abläufe sind in vielen Betrieben historisch gewachsen. Sie haben sich oftmals über viele Jahre hinweg eingespielt. Die Einführung neuer digitaler Prozesse wird daher oft als radikaler Bruch mit Gewohntem empfunden.

Die Einbeziehung der Belegschaft in den gesamten Prozess durch eine offene Kommunikation und gezielte Weiterbildungsangebote hilft, Ängste und Vorbehalte abzubauen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Die Entwicklung von isolierten Lösungen, die von einzelnen Abteilungen oder Personen umgesetzt werden, wird vermutlich weniger erfolgreich sein als eine überzeugende Gesamtstrategie, in die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Beginn an involviert werden.

Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung und beginnen Sie noch heute damit, Ihr Unternehmen für die digitale Zukunft zu rüsten!

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Sebastian Wiekenberg, Digitalisierungscoach bei Alexander Bürkle
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Sebastian Wiekenberg
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